직장인 필수 팁! 생산성 높이는 업무 습관

회사원, 학생, 프리랜서 등 누구나 겪는 공통된 고충이 있습니다. 바로 할 일을 미루다가 시간에 쫓기거나, 집중하지 못해 효율적으로 일하지 못하는 경험입니다. 또한, 일정 혼동으로 업무 스케줄이 꼬여 어려움을 겪기도 합니다.

일을 하는데 '집중하지 못하는 것'과 '일하는 방법'을 몰라서 일처리가 미흡한 것은 다릅니다. 업무의 우선순위를 결정하고, 체계적으로 계획하고, 명확하게 의사소통하며, 적절히 업무를 분배하는 것이 중요합니다. 단순 반복 작업을 줄이고, 시간을 효율적으로 활용하는 방법을 찾는다면 누구나 생산성을 높일 수 있습니다.

업무나 할 일을 효율적으로 끝낼 수 있는 생산성 높은 업무 습관 만드는 팁을 알아보겠습니다.

1. 업무 시작 전 하루 일정 정리

아침에 가장 먼저 할 일은 하루 동안 해야 할 업무를 목록으로 작성하는 것입니다.
아래 목록을 확인하여 업무 계획을 효율적으로 관리해 보세요.

• 우선순위 결정하기: 긴급성과 중요성을 기준으로 우선순위에 정해 정리합니다.
• 시간 블록 설정하기: 각 업무에 할당할 시간을 미리 설정해 놓고, 그 시간 동안 집중해서 업무를 처리합니다.
• 할 일 분류하기: 업무를 성격에 따라 분류해보세요. 비슷한 성격의 일을 한꺼번에 처리할 수 있어 더 효율적입니다.
• 목표 설정하기: 각 업무마다 명확한 목표를 설정하고, 그 목표를 달성하기 위한 세부 계획을 세웁니다. 목표가 명확하면 그에 따라 업무를 추진하기가 더 쉬워집니다.
• 불필요한 업무 제거: 하루 일정 중 불필요하거나 낮은 우선순위의 업무는 과감히 제거하여 중요한 일에 더 집중할 수 있습니다.
• 적절한 휴식 시간 포함하기: 지속적인 집중을 유지하기 위해 일정 중간중간에 휴식 시간을 포함시키세요. 짧은 휴식은 업무 효율성을 높이고, 피로를 줄여줍니다.

2. 체계적인 폴더, 파일 정리

• 바탕화면은 깨끗하게: 최상위 폴더나 중요한 폴더만 배치해 바탕화면을 깔끔하게 유지하세요.
• 폴더 규칙 정하기: 업무별, 주기별로 폴더를 분류하고, 자주 쓰는 폴더는 상단에 배치하세요.
• 파일 저장 시 날짜 우선: 파일명을 날짜로 시작해 정렬을 쉽게 하고, 협업 시엔 공통단어를 사용하세요.
• 폴더 넘버링: 숫자로 폴더를 넘버링해 정리하고, 중요한 폴더는 특수문자를 사용해 상단에 배치하세요.

3. 이메일 확인 루틴

이메일 확인 시간을 정해두고 많은 에너지를 소모하지 마세요. 너무 잦은 확인은 업무의 집중도를 떨어뜨리고 그로 인해 오리혀 변수가 발생할 수 있습니다. 1시간 혹은 3시간에 한 번 같은 식으로 체크 간견을 정하거나 또는 오전 10시, 오후 15시 같이 특정시간에 확인하는 식으로 이메일을 확인하는 습관을 들여 효율적으로 일하세요.

4. 메모하는 습관 들이기

내용을 들은 직후엔 잘 이해됐지만, 시간이 지난 후 다시 떠올려야 할 때는 기억이 잘 나지 않은적 많으실 겁니다. 항상 업무 내용을 바로 메모하는 습관을 들이세요. 간단한 내용이라도 업무 노트 툴이나 공책,포스트잇을 활용해 기록을 남기면 잊지 않고 확인할 수 있습니다.

메모를 하며 내용을 정리하다보면 메타인지를 상승시키는 데에도 도움이 됩니다. 메타인지란 자신이 무엇을 인지하고 있는지 파악하는 것으로 내용을 들은 직후에는 그 내용을 충분히 이해하고 알고 있다고 착각하는 경우가 있는데 이는 메타인지가 떨어지기 때문에 발생하는 현상입니다.

5. 동료와의 협업 효율성 증대

모든 일이나 업무는 혼자 진행하는것이 아닙니다. 본인의 스케줄뿐만 아니라 동료 또는 협력사의 시간과 스케줄도 고려하세요. 요청하거나 요청받은 업무를 기한에 맞춰 진행하기 위해서는 각자의 분담이 중요합니다. 갑자기 급한 일정이 생기거나 예상치 못한 사유로 업무가 지연되는 일이 생길 수 있습니다. 자신의 시간과 스케줄을 존중받기 위해 먼저 상대의 시간을 존중해 주고 그에 맞춰 서로 양해를 구하거나 일정을 조정하는 것이 효율적이고 생산성을 높이는 방법이 될 수 있습니다.

6. 퇴근 전, 오늘 업무 돌아보고 내일 업무 생각하기

퇴근 전, 오늘 한 업무를 훑어보고 내일 할 일을 재정비하세요. 간단한 루틴으로도 놓칠 뻔한 것들을 떠올릴 수 있습니다. 오늘은 어떤 업무를 했으니 내일은 이걸 해야지 정도의 간단한 수준이 아닌 오늘 어떤 업무를 누구에게 제출,보고 했으니 내일 또는 모레 특정일까지 피드백을 받아 어떻게 대비해야겠다 같이 세세하게 돌아보며 다시 1번 루틴으로 돌아가는 식으로 진행하면 되겠습니다.

이상으로 효율적인 업무 수행을 위한 몇 가지 팁을 살펴보았습니다. 각자의 업무 스타일과 상황에 맞게 이 팁들을 조정하고 적용해보세요. 일상적인 업무에서부터 복잡한 프로젝트 관리에 이르기까지, 체계적인 계획과 집중력은 모든 직업군에 걸쳐 중요한 역할을 합니다. 꾸준히 이러한 습관들을 실천한다면, 업무의 효율성과 개인의 만족도를 모두 높일 수 있을 것입니다.

이 글이 도움이 되셨길 바라며, 다음에도 많은 유용한 정보나 팁이 있으면 소개하겠습니다.

감사합니다.